Recherche utilisateurs • Legal UX • Langage Clair • Prototype • Tests utilisateurs
Transformer le processus d’approvisionnement d’une grande entreprise de beauté
2020
Les processus de passation de marchés peuvent être un véritable casse-tête, car ils impliquent de nombreuses parties prenantes et doivent suivre le rythme des équipes commerciales. Notre client est venu nous voir pour décortiquer et analyser entièrement le processus d’approvisionnement actuel, ses lacunes et ses atouts, et pour créer un nouveau flux de travail qui alignerait toutes les équipes concernées.
Nous avons organisé un atelier numérique réunissant plus de 20 parties prenantes de 6 équipes différentes : Informatique, Sécurité, Finance, Marketing, Approvisionnement, Marketing et bien sûr Juridique, tous réunis autour d’une table virtuelle pour identifier quand chaque équipe devait être impliquée et quels étaient leurs points d’actions et leurs besoins en information. Le nouveau flux de travail en matière d’approvisionnement devrait permettre aux équipes commerciales de passer rapidement des contrats avec des fournisseurs externes, tout en donnant suffisamment d’informations aux équipes d’assistance expertes pour qu’elles puissent apporter leur soutien au bon moment. En travaillant sur une carte mentale numérique de co-création, l’atelier utilisateur a permis à tous les participants d’établir un langage commun et d’avoir un niveau d’information aligné.
Un workflow en 7 étapes qui détaille clairement les points d’action nécessaires aux équipes marketing et les outils et experts sur lesquels elles peuvent s’appuyer à chaque étape. Cette vue d’ensemble permet à chaque utilisateur de savoir où il en est dans le processus, avec la possibilité d’aller plus en profondeur si une question donnée se pose. Chaque expert dispose ensuite d’une section dédiée où il partage ses conseils pratiques et ses recommandations pour faciliter le processus, en exposant clairement les boucles de validation, le seuil budgétaire pour la validation ou encore les recommandations informatiques pour les prestataires de services. Un flux de travail co-créé, qui doit être adopté sans problème par toutes les parties prenantes.
